La consegna del prospetto paga ai dipendenti del datore di lavoro, può essere assolta anche direttamente dal consulente che assiste l’azienda, tramite l’invio di un allegato di posta elettronica ( risposta ad istanza d’interpello Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali n. 8/2010 del 2 aprile 2010).
La consegna del prospetto paga, si ricorda, è un onere che incombe in capo al datore di lavoro e discende da un’esplicita disposizione normativa contenuta nell’art. 1 della legge n. 4/53.
Tale norma prevede che all’atto della corresponsione delle retribuzioni, il datore di lavoro è tenuto a consegnare al dipendente un prospetto contenente un riepilogo delle somme corrisposte e delle ritenute operate con la finalità di informarlo delle operazioni svolte e dei conteggi compiuti . In tal modo al dipendente viene consentita la possibilità di verificare la corretta applicazione degli istituti contrattuali e di contestare eventuali mancanze od omissioni.
L’invio del prospetto paga tramite posta elettronica, era già stato oggetto di una precedente risposta ad istanza d’interpello da parte del Ministero del Lavoro ( n. 1/2008) che riconosceva la possibilità per il datore di lavoro di inviare al proprio dipendente il prospetto paga quale file allegato ad un messaggio di posta elettronica. Unitamente all’inoltro del primo prospetto paga, al dipendente dovevano essere inviate apposite password personali che consentissero di visualizzare il file nel rispetto sempre della normativa in materia di protezione dei dati personali.
Tale invio non richiedeva l’utilizzo di un messaggio di posta elettronica certificata in quanto i parametri particolarmente stringenti di cui al d.lgs. n. 82/2005 trovano conferma esclusivamente nei rapporti con la Pubblica amministrazione e non tra quelli tra privati.
Venendo alla questione del coinvolgimento del consulente del lavoro, occorre ricordare come la legge n. 12/79 prevede la possibilità da parte del datore di delegare al consulente tutta una serie di adempimenti che riguardano i lavoratori dipendenti.
Tra questi, a giusto titolo, può ben rientrare anche l’inoltro del prospetto paga al dipendente anche per il tramite di posta elettronica inviata direttamente dal consulente.
Pur tuttavia è importante sottolineare come la delega al consulente per l’inoltro del prospetto paga direttamente al dipendente, non libera il datore di lavoro dalla responsabilità e dalle conseguenze sanzionatorie direttamente collegate alla mancata consegna del prospetto paga.
Infatti solo per alcuni adempimenti connessi all’elaborazione del libro unico è prevista la possibilità di attribuire direttamente al consulente una responsabilità per l’omissione o per il ritardato adempimento.
Nel caso in questione, l’affidamento dell’invio del prospetto paga direttamente da parte del consulente al dipendente del datore di lavoro, mantiene in piedi una responsabilità diretta in capo al datore per eventuali disguidi che dovessero verificarsi.
L’attenzione dovrà essere concentrata sulla prova dell’avvenuta consegna che nel caso di specie ( invio tramite posta elettronica) necessariamente richiede formalismi da cui non è possibile prescindere.
L’utilizzo di una casella di posta elettronica certificata è senza dubbio uno strumento che pone al riparo il consulente ( e soprattutto il datore di lavoro ) dai rischi legati alla difficoltà di avere uno strumento valido di prova. Qualora invece l’invio dovesse avvenire tramite posta elettronica non certificata, è senza dubbio indispensabile adottare un regolamento aziendale o prevedere messaggi di conferma di ricezione che rendano evidente l’avvenuto rispetto delle disposizioni di legge.
Un ultimo aspetto affrontato nell’interpello riguarda la consegna del prospetto paga, tramite mail, ai dipendenti delle società del gruppo, direttamente da parte della capogruppo a cui è affidato il compito di seguire tutti gli aspetti legati alla gestione delle risorse umane.
Il Ministero del Lavoro, anche in tale ipotesi, ritiene applicabile le medesime considerazioni già espresse nel caso di adempimento affidato al consulente dell’azienda . Tale delega non è vietata ma occorre adottare tutti gli accorgimenti utili in quanto la responsabilità per la mancata o ritardata consegna del prospetto paga ricade comunque sul singolo datore di lavoro di quella società facente parte del gruppo.
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